写真・点検表・報告書をスマホ1台で完結─業務の標準化と効率化を実現 - ウチダエスコ株式会社

ICTインフラの整備にとどまらず、空間設計から運用提案までワンストップで対応するウチダエスコ株式会社。ネットワーク配線や機器設置など、現場作業の多くを自社で担う同社では、従来の報告業務やチェック作業が属人化し、非効率な状態に悩まされていた。

写真の撮影方法や報告書のフォーマットが担当者ごとに異なり、紙のチェックシートは資料の持ち運びやセキュリティ面で負担になっていたという。こうした課題を解消するために導入されたのが、施工管理アプリ「ミライ工事」だ。

現場での写真撮影から報告書作成、点検表の記録までをスマートフォン一つで完結できる仕組みが、作業の標準化と業務効率化を大きく前進させている。今回は、ミライ工事導入の経緯と効果、そして今後の展望について、ウチダエスコ株式会社大宮営業所のご担当者に話を伺った。

ICTと空間を一体で提案─技術とデザインが融合する現場力

―御社の事業内容について教えてください。

当社はウチダエスコ株式会社と言いまして、企業や教育機関、自治体などを中心にネットワークやサーバーなどICTインフラの設計・構築・工事・保守などの事業を展開しております。

当社はICTと空間のトータルサポートを強みとしたサービスを展開しており、ネットワークの配線や機器の据え付け、パソコンの導入に加え、親会社の株式会社内田洋行と連携しながらICT機器単体ではなく、空間設計や家具の選定、レイアウトまでを一体で行っている点が特徴です。

―同業他社と比べた時の御社ならではの強みは？

ただネットワークを繋げるだけではなく「空間全体をどのように作っていくか」といった視点でお客様に提案・施工できる点が他社とは大きく違う点だと思います。ICT環境の整備というと、一般的にはネットワークやサーバーの導入だけで終わることが多いのですが、当社では「それをどのように使うか」までを含めた支援が可能です。

ネットワークの構築に加えて、空間の設計・内装工事・家具の選定までワンストップで対応できます。例えば教育現場であればパソコン室のレイアウト、授業スタイルに合ったICTの使い方までを含めて提案することが多く、そこが他社と最も差別化できている部分だと考えています。

ICTと空間、そして運用まで一括して設計できる総合力が、私たちの最大の強みだと思います。

写真の統一で台帳づくりのムダが消えた─報告書作成にかかる工数を大幅削減

―ミライ工事を導入する前は、どのような課題があったのでしょうか？

以前は、現場写真を撮影するにしても、使用するデバイスや撮影方法が個人によってまちまちでした。

スマートフォンやデジカメを使っている人もいれば、アナログの黒板を持ち込んで撮影している人もいました。 撮影手法が統一されていないことで写真の品質にばらつきが出ていたのです。

その点が大きな課題でした。中にはすでにミライ工事や他の写真管理アプリをみつけて個人として使っている社員もいましたが、各々のやり方で撮影をしていたため、これをどうにか良い形で統一できないだろうかと考えていました。

―そこからミライ工事を選んだ理由は何だったのでしょうか？

私が元々ミライ工事を使っていたこともあり、異動した営業所で「使いやすいですよ」と紹介したことがきっかけです。

他のサービスを使っている方もいたのですが、ミライ工事の画面が見やすく操作も使いやすかったこともあり、他の社員の方も使い始め、最終的に営業所全体で使ってみようという流れになりました。

―実際に導入してみて、どのような効果がありましたか？

一番効果を感じたのは台帳作成の効率化だと思います。異なるデバイスで撮影すると、写真サイズなどもバラバラになるため、サイズを合わせるためにトリミングしたり写真を圧縮するなど、余計な時間がかかっていました。しかし、ミライ工事を利用するようになってからは撮影品質が統一され、そのような手間が一気になくなりました。

また、これまでは現場ごとで異なるフォーマットで報告書を作成していたのですが、ミライ工事導入後はアプリから出力されるフォーマットで提出することにしたため、写真のトリミングや報告書のレイアウト調整などに時間を取られることがなくなりました。この点は非常に効果を感じています。

紙のチェックシートはもう不要─スマホで完結する点検作業の新スタイル

―ミライ工事の「点検表」機能についてもかなり活用されていると伺いましたが、どのように活用されていますか？

主にチェックシートとして点検表を活用しています。

現場ではネットワーク機器やパソコンの導入・設定作業を行いますが、確認すべき内容や設定値は案件ごとに異なることが多く、以前はすべて紙のチェックシートを使って対応していました。

ただ、紙のチェックシートに加え、マニュアルや設計資料なども一緒に持参する必要があり、現場で大量の資料を管理しながら作業を進めるのは、やはり負担が大きかったと思います。

現在はミライ工事の点検表機能を使うことで、必要な情報をスマートフォン上で確認できるようになり、紙資料をめくる手間がなくなりました。これまで紙で行っていた煩雑な作業が大きく軽減され、現場の作業効率は格段に向上しています。

また、紙の場合は紛失のリスクも避けられませんが、アプリ上で管理することで、情報の紛失や持ち出しといったセキュリティ上のリスクも軽減され、安全性の面でも非常に有効だと感じています。

―具体的にはどのような形で使っているのでしょうか？

チェック項目を入力する部分に補足を付けることができるのですが、その補足欄の部分に事前に作業に必要な情報やポイントなどを入力しています。

たとえば、パソコンのネットワーク設定や、拠点ごとに異なる機器構成といった情報もこの補足欄に入っており、作業の際にスマホを確認すれば良いだけなので非常に便利です。

実際、数万台規模のパソコンを多数の拠点へ展開するプロジェクトがあったのですが、その際に各拠点によって設定値が異なっていたため、補足欄を活用しあらかじめ必要な情報を入力しておき、それらを確認しながら作業を進めました。

また、これまでの紙の運用ではセキュリティ権限を細分化することができなかったため、協力会社の業務範囲が限られていたのですが、ミライ工事の点検表ではアクセス権限をつけて招待することが可能ため、点検表の補足欄に指示書や設定値などを入力してアクセス権限をつけることで、セキュリティの細分化が可能となり協力会社にお任せできる業務が広がりました。

この点検表の利用は現場の作業の効率化に大きく繋がっており、大いに活用させていただいております。

―他にも現場の写真をリアルタイムで確認できる点も業務効率化につながっていると伺いました

はい、これも非常に有効に活用させていただいております。以前であれば、必ず現場に行って直接状況を把握しなければならなかったのですが、ミライ工事では撮影した写真が即座にクラウドにアップされるため、別の場所にいながらでも現場の状況を確認することが可能になりました。

おかげさまで多数展開されている現場の指示を行う場合、物理的にその場にいなくても、他のメンバーが現地で撮影した写真を確認し、進捗を管理しながら追加指示を出すといった立ち回りができるようになりました。これはミライ工事導入前では考えられない仕事の仕方だと思います。

また他にも、招待機能をつかって営業担当者を招待し、お客様への報告の際にリアルタイムの現場の状況をお伝えできるようにするなど、多岐に渡り活用をしています。このように報告の質や指示のスピード感が格段に変わったことで、業務の効率化に大きく繋がっていると感じます。

機能はまず“試してみる”─アップデートを味方に業務改善を加速

―ミライ工事の今後の活用について、展望をお聞かせください。

現在、写真撮影と点検表入力を中心に現場で完結できる仕組みがだいぶ浸透してきていますが、今後はそれをさらに全社的に広げていきたいと考えています。

現状でもかなり効率化はできていますが、新しい機能や使えそうな機能が追加された際にはまずは試してみて「これは活用できそうだ」と思ったら、現場に取り入れてより生産性を高めていきたいです。

私自身、現場に出る限りはミライ工事は使い続けていきたいと思っていますので、これからも機能を最大限に活用しながら、現場の効率化を推進していきたいと考えています。

ありがとうございました！